5 askelta onnistuneen tapahtuman järjestämiseen

Miten järjestän onnistuneen tapahtuman tai tilaisuuden? Tiedätkö, miten voisit helpottaa stressaavaa tapahtuman järjestämistä? Koetko joskus, ettet ehdi tekemään ajoissa kaikkia tarvittavia tehtäviä ennen tapahtumaa ja itse tapahtumapäivänä on järkyttävä kiire?

Tässä artikkelissa käyn läpi viisi askelta, jotka helpottavat konkreettisesti sinua tapahtumien järjestämisessä, oli kyse sitten yritystilaisuuksista tai kodissa järjestettävistä yksityistilaisuuksista.

Viisi askelta onnistuneen tapahtuman järjestämisessä ovat:

  1. Suunnittele
  2. Aikatauluta
  3. Delegoi
  4. Keskity
  5. Toteuta
Tapahtuman järjestämisessä suunnitelmallisuus, aikataulutus ja delegointi ovat olennaisia tekijöitä. Kuva:Antti Taipale

“Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”

Vanha kliseinen sanonta pitää paikkansa. Kun suunnittelet tapahtuman järjestämisen vaiheet paperille tai tietokoneelle, niin olet jo ottanut ensimmäisen askeleen kohti tapahtumaa.

Tässä vaiheessa huomaat konkreettisesti, mitkä asiat ovat ne, jotka vaativat enemmän aikaa ja mahdollisesti ulkopuolista apua, kuten myös ne, jotka menevät helposti maaliin saakka omalla työpanoksella. 

Aloita suunnittelutyö tapahtumapäivästä ja listaa ylös muistettavia asioita: tarvitaanko ulkopuolisia työntekijöitä, esiintyjiä, esitystekniikkaa, ruokatarjoiluja, astiavuokrausta jne. Muista myös selvittää, tarvitaanko tapahtumaasi jotain lupia: https://www.suomi.fi/kansalaiselle/oikeudet-ja-velvollisuudet/turvallisuus-ja-jarjestys/opas/jarjestys/yleisotilaisuuden-jarjestajan-muistilista

Rakenna tapahtumalle alustava aikataulu: monelta vieraat saapuvat, monelta alkaa tarjoilut, monelta esiintyjä esiintyy, monelta tilaisuus päättyy.

Tapahtumapäivän aikataulu auttaa sinua pitämään tapahtuman selkeänä ja tiiviinä ja vieraillesi tulee olo, että olisipa juhlat kestäneet pidempään. Ei kannata ajatella, että mitä enemmän on aikaa jutella, niin sen parempi.

Pidä ohjelma ytimekkäänä ja pidä siitä kiinni.

Ota huomioon myös tilaisuuden luonne: rytmitys on aivan erilainen yrityksen tuotelanseeraustilaisuudessa, kuin taas hääjuhlissa.

Tee aikataulu itseäsi ja työryhmää varten valmiiksi, vaikkei tilaisuudessa kelloa katseltaisikaan. Kun kaikilla tekijöillä on aikataulu tiedossa tapahtuma soljuu eteenpäin itsekseen, eikä tarvitse miettiä sitä, että ehtiikö kaikki tarvittava tapahtua.

“Aika on rahaa”

Seuraava askel tapahtuman järjestämisessä on aikataulutus: milloin mikäkin asia on tehtävä.

Ota huomioon ulkoisten palvelujen määräajat ja tilausvahvistusten viimeiset päivämäärät.

Catering -palveluilla voi usein olla viimeisen vahvistetun henkilömäärän perusteella laskutus, joten jos kutsuttu henkilömäärä muuttuu viime metreillä, kannattaa tämä ilmoittaa palveluntuottajalle sopimuksen mukaisesti. 

Mieti myös, mitä kannattaa tehdä itse ja mitä antaa tehtäväksi jollekin ulkopuoliselle.

Kannattaako itse haalia erilaisia lautasia ja laseja naapureilta vai vuokrata ne astiavuokraamosta?

Osaanko itse järjestää tilaisuuteen sopivan tarjoilun vai tilaanko catering -yrityksen valmistamaan herkulliset tarjoilut, joista vieraat ovat yllättyneitä.

Haluanko järjestää tilaisuuden kotona, jossa pitää siivota ennen ja jälkeen juhlien monia tunteja vai vuokrata yksityiskäyttöön vaikka työväentalon, joka ei maksa myöskään paljoa?


Lohta, sitruunaa, voisulaa ja kuullotettua sipulia. Resepti on Viinitasting Sheilan kanssa -valkoviinitastingin reseptipankista.

Delegoi

Tähän kohtaan en keksinyt yhtään sopivaa mietelausetta tai sananlaskua, ehdottakaa kommentteihin, jos tulee mieleen 😀 

Kokemukseni mukaan tämä vaihe on tapahtuman tekijöillä aina se vaikein vaihe.

Olemme tottuneet tekemään itse asioita ja samalla kaavalla kuin aiemmin. Niitä on vaikea muuttaa toisenlaiseksi.

Mieti kuitenkin tarkkaan, mitä sinun kannattaa tehdä itse.

Oletko paras tekemään kutsukortteja itse? Voisiko ne ostaa valmiina tai voisiko ne tehdä joku sellainen, joka askartelee itse paljon – korvausta vastaan tietenkin.

Miten olisi kutsuvideo whatsapin kautta? Voisiko sen tehdä joku nuorista, joka osaa käyttää puhelinta ja tietokonetta suveneeristi?

Kun ensimmäisen vaiheen aikana kirjoitat ylös muistettavia ja tarkastettavia asioita huomaat, mitkä asiat ovat sellaisia, jotka voidaan antaa tehtäväksi jollekin muulle.

Olisiko työyhteisössä sopivat henkilöt tekemään osan asioista?

Voisiko kotona perhe osallistua tapahtuman järjestämiseen, jokainen omalla sopivalla panoksellaan?

Älä haali missään nimessä kaikkia tehtäviä itsellesi! 

Jos järjestät tapahtuman ulkopuolisessa tilassa, esimerkiksi ravintolassa, esitä heille rohkeasti toiveesi ja ajatuksesi tapahtumastasi.

Heillä on usein ratkaisuja ja keinoja, miten ne voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti molempien osapuolien näkökulmista.

Voisiko joku perheenjäsenistä kattaa ja koristella illallispöydän?

Keskity

Kun alat tekemään jotain tehtävää tapahtumaasi varten, tee se loppuun saakka. Älä aloita useaa eri tehtävää samanaikaisesti ja jätä niitä kaikkia kesken.

Tämä on yleisin virhe, jota tapahtumatuotannossa tehdään.

Kun selvität yhden asian loppuun saakka, voit olla varma, että se voidaan yliviivata tehtävälistalta.

Jossain vaiheessa huomaat, että tapahtuma on jo melkein toteutettu – vieraat vain puuttuvat.

Älä ylisuorita ja yritä olla jokaisen tehtävän asiantuntija, vaan anna muille tilaisuus – kts. edellisen kohta: delegoi.

Toteuta – viimeinen askel

Viimeinen kohta on yleensä tapahtumapäivä, jolloin nimensä mukaan tapahtuu! Tälle päivälle ei kannata jättää liikaa tehtäviä tehtäväksi, ainoastaan välttämättömät.

Varaudu muutoksiin, asiat eivät koskaan mene niin kuin ne on suunniteltu ennakkoon.

Suunnitelma auttaa sinua kuitenkin tapahtumapäivänä reagoimaan muutoksiin pienemmällä stressillä, sillä pystyt helposti siirtämään esimerkiksi aikatauluun tehdyn “moduulin” toiseen kohtaan, ilman, että se sekoittaa koko tilaisuuden rakennetta.

Tapahtumalla on myös aina oma luonteensa ja mielensä, ja välillä se menee juuri siihen suuntaan, mihin se haluaa.

Sinä, vieraat ja kaikki tapahtumaan liittyvät henkilöt, asiat, juhlatila sekä monet muut asiat rakentavat juhlan luonteen ja mielen.

Siksi on hyvä antaa tapahtuman mennä omalla painollaan, vaikka se joltain osin poikkeaisikin suunnitelmastasi. 

Anna juhlan tuoda esiin sen oma persoona, sillä se on se tekijä, jonka vieraat muistavat vielä pitkään!

Muut eivät tiedä, mitä tapahtumassa piti tapahtua!

Voit aina myös tilata ulkopuolisen avun tapahtuman järjestämistä ja/tai suunnittelua varten.

Silloin voit jättää kaiken oman huolen pois ja keskittyä ainoastaan nauttimaan tapahtumasta!

Ole rohkeasti yhteydessä, jos kaipaat apua tapahumasi suunnitteluun ja järjestämiseen, autan todella mielelläni. Minulla on 20 vuoden kokemus ravintola-alalta, erilaisten tapahtumien järjestämisestä, tuottamisesta ja toteuttamisesta. Minulta on kysytty useasti, miten järjestän onnistuneen tilaisuuden tai tapahtuman ja siksi olen auttanut useita yksityishenkilöitä ja yrityksiä luomaan ainutlaatuisia ja persoonallisia tapahtumia.

Henkilökohtaisesti minulle on tärkeää, että asiakkaat viihtyvät tilaisuudessa, heille luodaan tarinoita, joita he haluavat kertoa eteenpäin ja jolloin sinun tilaisuudestasi tulee ”se tilaisuus”,  johon kaikki haluavat osallistua.

Ota yhteyttä, niin tehdään sinun tapahtumastasi ikimuistoinen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Siirry sivun alkuun